Maak Teams Meetings in bulk op basis van een Excel-lijst

Je zal het als HR, Marketing of Operationeel medewerker misschien al ervaren hebben: je moet voor een hele reeks collega’s individuele Teams sessies opzetten.

Wat zou het toch handig zijn als je die sessies eerst in een Excel tabel kan aanmaken en beschrijven om dan via één druk op de knop die sessies automatisch te laten aanmaken in Teams!

Wel…dit is mogelijk! Dit soort automatiseringen kan je eenvoudigweg opzetten dankzij Power Automate.

Power Automate zorgt voor het automatisch aanmaken van je Teams meetings

Je begint dus bij een Excel “Bron” document waar je een tabel met de benodigde velden opmaakt. Dit Excel document sla je op in OneDrive.

Vervolgens maak je in Power Automate een Instant cloud flow aan.

De eerste stap in zo’n flow is dat je de flow zelf moet starten.

Vervolgens wensen we het bronbestand in te lezen om dus de lijst van verschillende events die aangemaakt moeten worden op te halen.

Je gaat dus een stap toevoegen waar je de keuze krijgt tussen verschillende connectoren. We opteren hier voor Excel Online en de functie “List rows present in a table”. Vervolgens selecteren we de locatie, het bestand en de tabel die we gaan gebruiken als bronbestand.

Dus nu heeft Power Automate toegang tot de lijst van events die moeten aangemaakt worden.

De volgende stap die we dan gaan toevoegen is een Teams functie voor het aanmaken van meetings.

Deze stap zal echter in een “Apply to each” groep verschijnen aangezien we dit op basis van een lijst gaan uitvoeren dus voor elke record van die lijst. Omdat we van een Excel bestand vertrekken moeten we voor Power Automate het formaat van de datumvelden aanpassen.

Vervolgens selecteren we de beschikbare velden van het ingelezen Excel document om de Teams Events op te zetten zoals in onderstaande screenshot zichtbaar is.

Als alternatieve optie kan je bijvoorbeeld ook het resultaat in een tweede Excel bestand bewaren.  Dit kan voor allerhande redenen nodig of nuttig zijn bijvoorbeeld voor het in bulk opladen van deze sessies in een LMS tool.

Natuurlijk moet je dan in het begin van je flow een extra stap toevoegen die het resultaat-bestand gaat inlezen en leegmaken.

Zo zie je dat Power Automate oneindig veel mogelijkheden biedt om je het werk aangenamer en vooral veel efficiënter te maken.

Leer meer over de automatiseren van je werk door middel van Power Automate tijdens onze  Power day van 21 oktober 2021.

Of kies voor één van onze Power Automate opleidingen

Zit je vast met je automatisatie flow? Dan staan onze Power Automate consultants paraat.  Contacteer ons via saleslearning@xylos.com voor een vrijblijvend gesprek.

 

Deel dit blogbericht
Categorieën: Teams, Power Automate

Also interesting for you

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd.

Breng jouw kennis en skills naar een hoger niveau

Schrijf nu in voor onze nieuwsbrief en krijg maandelijks:

  • Exclusieve tips & tricks
  • Informatie over onze opleidingen
  • Trends in opleidingen
  • Uitnodigingen voor studiedagen en events

Meest gekozen opleidingen