Vue d'ensemble de toutes les heures prestées d'un seul clic dans Excel

Le fournisseur néerlandais d'appareils graphiques Heidelberg était à la recherche d'une méthode efficace pour traiter rapidement toutes les heures prestées et accumulées de ses techniciens d'entretien. Xylos a créé un outil de rapport dans un fichier Excel.

Le besoin : un rapport qui répond à la nouvelle CCT

Heidelberg a déjà fait appel auparavant à notre expertise pour le développement d'un outil de rapport dans Microsoft Excel 2003. Suite au lancement d'une nouvelle CCT pour le secteur, une mise à jour s'imposait. En cinq jours, nous avons créé un nouvel outil, avec davantage de fonctions de rapport et une jolie interface utilisateur.

La solution : automatisation de données CRM dans Excel

Grâce à notre outil de rapport, le département RH reçoit les données du système CRM dans un fichier Excel clair. Ce fichier contient une vue d'ensemble de toutes les heures de travail, heures supplémentaires, heures de déplacement et heures accumulées des techniciens d'entretien. Le département RH peut transférer facilement cette liste par e-mail au bureau externe chargé du traitement des salaires.

Même les techniciens d'entretien reçoivent chaque mois dans leur boîte de messagerie un fichier Excel avec une vue d'ensemble de toutes les heures prestées. Ainsi, ils savent aussitôt le nombre et le type d'heures supplémentaires qu'ils ont prestées ou accumulées.

Le résultat : un gain de temps énorme

“L'outil de rapport de Xylos a boosté l'efficacité interne du traitement des heures prestées de nos employés”, affirme Arie Van Laar, Chef d'équipe Service Administration Heidelberg.

L'outil de rapport offre les fonctions suivantes :

  • un bouton pour l'importation et le traitement automatiques des données exportées du module RH de SAP ;
  • un bouton issues qui crée une liste de toutes les irrégularités dans les données ;
  • la possibilité d'envoyer une vue d'ensemble par e-mail aux employés et responsables ;
  • la possibilité d'envoyer un fichier par e-mail avec les heures accumulées.

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