Le travail numérique en période de COVID-19 : points faibles et solutions

Le Covid-19 a eu un impact sur chacun d’entre nous, aussi bien sur le plan personnel que professionnel. Dans de nombreuses organisations, le personnel a commencé à travailler activement en ligne ces derniers mois et Teams a été déployé. Dans la pratique, transiter de manière optimale vers le travail numérique est souvent un défi. D’autant plus que tous les avantages ne sont pas pleinement exploités. Beaucoup de temps et de moyens sont investis dans les aspects techniques du processus de changement, mais on ne prend pas toujours suffisamment en considération les préoccupations et besoins individuels de l’ensemble des collaborateurs.  

Nous décrivons ci-dessous de nombreuses situations récurrentes auxquelles nous sommes confrontés en tant que Change Consultant.  

Nous expliquons également brièvement comment chez Xylos nous veillons à ce que la transformation numérique se passe au mieux via le modèle ADKAR. 

Modèle ADKAR = Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement  

La résistance est souvent la conséquence d’une communication insuffisante envers les collaborateurs 

Le changement engendre de nombreuses incertitudes et angoisses ! La résistance est donc une réaction tout à fait normale !  Nous percevons régulièrement les mêmes réactions chez nos clients : « Pourquoi devons-nous changer ? » Est-il certain que cela fonctionnera mieux ? Je n’ai pas le temps pour cela ! La hiérarchie veut à nouveau nous imposer quelque chose ! Quelle est la valeur ajoutée de ce changement ? » Etcétéra, etcétéra. Il y a une résistance de part et d’autre ! Pour contrer cela et veiller à ce que chacun aille dans la même direction, une communication claire et transparente du sponsor est nécessaire. Nous ne faisons pas référence ici à un e-mail envoyé à tous les collaborateurs dans la précipitation ou à une communication publiée à la hâte sur la plateforme. Pour un User Adoption efficace, la communication doit aller bien au-delà de notifications concernant les aspects techniques. 

Une bonne communication est essentielle pour qu’une organisation puisse créer des liens avec ses collaborateurs. C’est pourquoi il est important de diffuser une vision claire, cohérente et convaincante quant au ‘POURQUOI’ du projet.  D’autre part, il est également capital de communiquer de manière ciblée et spécifique. Lors de l’implémentation d’un nouvel outil, prenez en considération le fait que les collaborateurs utiliseront l’outil de manière très différente selon leur fonction.  

Comment vous y prendre ? À l’occasion d’un premier workshop avec l’équipe de projet de votre entreprise, nous analysons l’ensemble de l’organisation et déterminons différents groupes cibles. Nous mettons ensuite en place un workshop dédié à la communication avec l’équipe de projet afin de définir la stratégie de communication et de l’adapter par groupe cible. Vous pouvez ainsi envoyer des messages qui tiennent compte des besoins spécifiques de chaque groupe cible. Tous les collaborateurs se sentiront ainsi plus impliqués dans le processus de changement et de manière confortable pour chacun d’entre eux.   

Les collaborateurs ne perçoivent pas toujours leur avantage personnel  

Un autre problème répandu dans les organisations est le fait que les collaborateurs ne voient aucun avantage à la migration vers Office 365. « La façon dont je travaille actuellement est pourtant bonne ? Qu’en est-il de mes documents existants ? Nous travaillons comme ça depuis des années ! » Il est effrayant pour une personne de sortir ainsi de sa zone de confort.  

« Écouter » est le maître mot. En tant que Change Architect, notre approche est d’interroger quelques collaborateurs des différents groupes cibles. Ces interviews nous permettent d’une part d’impliquer les collaborateurs dans le processus de réflexion lié aux changements, et d’autre part de détecter leurs besoins. En discutant de tout cela avec eux, nous disposons du feed-back nécessaire pour mettre par groupe cible les avantages à l’honneur et formuler des scénarios d’utilisation. L’implication par rapport au processus de changement est également stimulée. 

Lors d’un processus de changement, l’utilisateur final recherche des avantages personnels. L’utilisateur final se demande « Qu’est-ce que cela va m’apporter ? ».  Exemple d’avantages : gain de temps, charge de travail moindre, méthode de travail plus efficace, ...  

Les outils numériques sont rarement pleinement exploités  

Le processus de changement ne se termine pas lors du déploiement technique. À ce moment-là, de nombreuses questions émergent. L’utilisateur final ne sait pas encore comment utiliser correctement l’outil. « Débordant d’enthousiasme, un chaos se crée autour de Teams. On oublie qu’il est possible de collaborer à plusieurs sur un document ou on n’en a même pas connaissance. La communication s’effectue encore trop par e-mail. Personne ne retrouve la dernière version d’un document, ... » 

Le ROI (Return on Investment) de l’organisation sera plus élevé lorsque les collaborateurs auront appris à utiliser de manière optimale les nouveaux outils. Pour optimiser tout cela, nous faisons appel aux Digital Coaches qui proposent des formations sur mesure. Ces formations sont mises au point lors des workshops d’apprentissage avec l’équipe de projet.  

Les formations définitives sont adaptées à l’organisation et peuvent consister en un coaching (numérique) individuel, des jeux d'échappée, des sessions en groupes de différents niveaux, allant de sessions d’inspiration à des sessions de niveau avancé. Les Digital Coaches vous conduisent pas à pas, vous et vos employés, vers le succès.  

Votre organisation fait face à un changement ?

Découvrez dans cette vidéo ce que nos Change Consultants peuvent signifier pour vous.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre approche ou recevoir une offre sans engagement ?  Prenez contact avec nous via +32 2 264 13 20 ou saleslearning@xylos.com    

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Categories: Office 365

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