Office 365 Planner : 4 astuces incontournables

Il est beaucoup question de Microsoft Office 365 Planner. Pour y voir plus clair, je vous présente quelques astuces vraiment intéressantes. Vous vous y retrouverez très rapidement !

1. ‘Copy plan’ et ‘Copy task’

Copy plan : il n’est nullement nécessaire d’introduire à chaque fois les tâches !  Vous pouvez facilement copier toutes les tâches d’un plan idéal à un autre ou vers un nouveau plan. Le tout est de savoir comment vous y prendre précisément. Voici donc les étapes à suivre :

  • Vous recherchez le plan que vous souhaitez copier.
  • Dans le plan en question, vous cliquez sur les 3 points dans le coin supérieur droit. Vous cliquez ensuite sur ‘Copy plan’.
  • Dans la petite fenêtre figure de manière standard ‘Copy of …’. Vous pouvez modifier le nom, les paramètres de confidentialité et de classification, et la description (choisissez ‘options’ dans ce cas).
  • Vous sélectionnez ‘Copy plan’ afin que vos modifications soient sauvegardées.

N’oubliez pas de rajouter les membres !

Copy task : ce bouton vous permet de copier facilement une tâche dans le plan actuel ou dans un nouveau plan. Si vous attribuez les mêmes tâches à différentes personnes ou souhaitez les utiliser dans différents plans, il n’est pas du tout nécessaire de tout introduire à nouveau. Voici comment procéder :

Sélectionnez la tâche que vous souhaitez copier.
Cliquez dans le coin supérieur droit sur les trois points et sélectionnez ‘Copy task’.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez choisir dans le menu déroulant le plan où vous souhaitez ajouter cette tâche.
Cliquez sur ‘copy’ afin que vos adaptations soient sauvegardées.

2. Exporter des plans vers Excel

Vous avez planifié énormément de tâches que vous souhaitez analyser dans Excel ? C’est tout à fait possible ! Vous pouvez exporter votre plan en un tournemain. Ce qui vous offre un éventail de possibilités comme trier, filtrer, envoyer des notifications ou partager avec des personnes non membres du plan.Les fonctionnalités très pratiques d’Excel vous permettent de jongler facilement avec toutes ces données. Seules deux étapes sont nécessaires pour vous y mettre :

  • Dans le plan, cliquez en haut à droite sur les 3 petits points et choisissez ‘Export plan to Excel’.
  • Vous avez alors le choix entre ouvrir et sauvegarder.

Voilà qui est fait !

3. Automatiser avec Power Automate

Vous souhaitez être automatiquement informé des tâches dans Planner dont le délai est expiré, quand elles sont terminées ou attribuées, sans devoir systématiquement vérifier par vous-même ? Il suffit d’automatiser cela avec Power Automate !
En optant pour le bon abonnement et le bon accès, vous tirez le maximum de Planner.

Voici quelques exemples de templates Power Automate que vous pouvez utiliser à cette fin:

  • recevoir une notification lorsque le délai d’une tâche est dépassé
  • envoyer un e-mail comprenant un aperçu de toutes les tâches en cours dans Planner
  • ajouter des messages dans Microsoft Teams lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans Planner
  • recevoir un message lorsqu’une tâche vous est attribuée

Voici comment accéder aux templates Power Automate :

  • Connectez-vous à votre compte Office 365
  • Ouvrez l’app Power Automate
  • Cliquez à gauche sur Templates/Modèles
  • Saisissez ‘Planner’ dans la zone de recherche

4. Les tâches Planner dans Outlook

Vous ne devez pas systématiquement retourner à l’affichage Planner pour savoir quelles tâches figurent sur votre to-do list. Vous pouvez tout simplement fusionner votre agenda Planner et votre agenda Outlook. Comment faire ?

  • Vous recherchez le plan que vous souhaitez importer.
  • Vous cliquez sur les trois petits boutons en haut à droite.
  • Vous sélectionnez ‘Add plan to Outlook Calendar’.
  • Vous allez ensuite dans l’agenda Outlook et vous ajoutez le nouvel agenda via ‘Add Calendar’

Voilà, c’est fait !

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Categories: Office 365

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